PEMBAHASAN

ADMINISTRASI TATA USAHA

1.        Apa pengertian Administrasi Tata Usaha?

Administrasi adalah suatu teknis pencatatan dan atau suatau usaha bersama sekelompok manusia untuk mencaopai tujuan organisasi secara efektif dan efesien dan menggunakan segala daya dan dana yang ada.

 Sedangkan dari sudut pandang administrasi Pendidikan Tata Usaha adalah suatu proses mekanisme kegiatan yang mensukseskan administrasi organisasi/lembaga untuk meningkatkan efektivitas (tepat waktu) dan efesien (beerdaya guna) dengan segala data yang diperlukan.

2.        Bagaimana cara berjalannya  Tata Usaha ?

Seorang administrator harus dapat mengambil keputusan (decision making) dari suatu kegiatan proses administrasi, yakni :

a.    Perencanaan (planning) dapat ditetapkan,

b.    Pengorganisasi dengan memberikan job kepada personil,

c.    Pengarahan (direction) melakukan penyusunan petunjukan pelaksanaan yang jelas dan komplit,

d.   Pengawasan (control) adalah isinya data, informasi, tata laksana/surat menyurat tentang administrasi kegiatan suatu  organisasi atau lembaga.

Keempat hal tersebut merupakan unsur pokok administrasi yang mutlak dalam proses administrasi ketatausahaan dalam melaksanakan fungsinya. Karena dalam kegiatan ketatausahan organisasi / lembaga tidak terlepas dari usaha dan masalah (problem solving) perlu adanya pemecahan masalah (problem solving) perlu adanya pemecahan masalah, pengambilan keputusan dan komunikasi yang baik.

3.      Ada apa sajakah dalam administrasi ketatausah?

Dalam administrasi ketatausahaan ada beberapab jenis administrasi, yaitu :

a)      Administrasi sekolah, dari data administrasi siswa/musid ; identitas, rata-rata umur.

b)      Administrasi bendahara/keuangan, untuk mengatur keuangan sekolah dan gaji guru.

Penanggung  jawab administrasi biaya pendidikan adalah kepala sekolah. Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan, pelaporan dan pertanggung jawaban, dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusanya dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengna ketentuan yang berlaku.

c)      Administrasi personil/kepegawaian, kepala sekolah, staf, dan guru ; mendata, menjadwal .

Personil pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai dan siswa. Dalam pembahasan ini yang dimaksud dengan personil pendidikan adalah golongan  petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang  membidangi nonedukatif.

Kegiatan :

1.      Pengadaan guru

2.      Pengisian jatah dan formasi baru

3.      Pembinaan pegawai negeri sipil

4.      Kesejahteraan   pegawai

5.      Pemindahan

6.      Pemberhentian

7.      Pensiun

d)     Administrasi kurikulum, mengatur jadwal

Kurikulum sekolah merupakan seperangkat pengalaman belajar yang dirancang untuk siswa dalam usaha mencapai tujuan pendidikan. Kualitas keluaran proses pendidikan antara lain ditentukan oleh kurikulum dan efektifitas pelaksanaanya. Kurikulum dapat diartikan secara sempit  dan luas. Secara sempit, kurikulum adalah sejumlah mata pelajaran yang diberikan di sekolah. Secara luas adalah semua pengalaman belajar yang diberikan sekolah kepada siswa selama mereka mengikuti pendidikan di sekolah itu.

Dengan pengertian luas itu, berarti segala usaha sekolah untuk memeberika pengalaman belajar kepada siswa dalam usaha menghasilkan lulusan baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

Perencanaan dan pengembangan kurikulum di sekolah antara lain meliputi:

1.      Penyusunan kalender pendidikan

2.      Penyusunan jadwal pelajaran

Pengembangan kurikulum:

1.      Prosedur pembahasan materi kurikulum

2.      Penambahan mata pelajaran sesuai dengan lingkungan sekolah

3.      Penjabaran dan penambahan bahan kajian bahan pelajaran

Pelakasanaan kurikulum:

a.       Penyusunan dan pengembangan satuan pengajaran

b.      Prosedur penyusunan satuan pengajaran

c.       Pengembangan satuan pengajaran

d.      Penggunaan satuan pengajaran bukan buatan guru sendiri

e.       Pelaksanaan proses belajar mengajar

f.       Evaluasi hasil belajar dan program pengajaran

e)      Administrasi sarana prasarana

Prasarana dan sarana pendidikan adalah semua benda bergerak maupun yang tidak bergerak yang di perlukan untuk menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar baik secara langsung maupun tidak langsung.

 Administrasi prasarana dan sarana pendidikan merupakan keseluruhan proses pengadaan, pendayagunaan, dan pengawasan prasarana dan peralata yang digunakan untuk menunjang pendidikan agar tujuan pendidikan yang telah di tetapkan tercapai secara efektif dan efesien.

Kegiatan dalam administrasi prasarana dan sarana, meiputi :

1.      Perencanaan kebutuhan

2.      Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan

3.      Penyimpanan prasarana dan sarana pendidikan

4.      Inventarisasi prasarana dan sarana pendidikan

5.      Pemeliharaan

6.      Peghapusan

7.      Pegawasan

f)       Administrasi hubungna-masyrakat(Humas)

Humas adalah sutau proses komunikasi antar sekolah dengan masyarakat untuk meningkatkan pengertian masyarakat tentnag kebutuhan serta kegiatan pendidikan serta mendorong minat dan kerja sama untuk masyarakat dalam peningkatan dan pengembangan sekolah.

g)      Administrasi kesiswaan

Administarasi kesiswaan dilakukan agar transformasi siswa menjadi lulusan yang dikehendaki oleh tujuan pendidikan yang telah ditetapkan dapat berlangsung secara efektif dan efesien.

Administrasi kesiswaan  merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa disuatu sekolah, mulai dari perencanaan penerimaan siswa, pembinaan selama siswa masih berada di sekolah, sampai dengan siswa menamatkan pendidikanya melaui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar yang fektif.

Kegiatan dalam  administrasi kesiswaan:

1.      Penerimaan siswa

Penerimaan siswa adalah proses pencatatan dan layanan  kepada siswa yang  tentu baru masuk sekolah setelah mereka memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan.

2.      Pembinaan siswa

Yang dimaksud pembinaan siswa adalah pemberian layanan kepada siswa di suatu lembaga pendidiakan baik di dalam maupun diluar jam belajarnya di kelas.

3.      Tamat belajar

Apabila siswa menamatkan semua mata pelajaran atau telah menempuh kurikulum sekolah dengan memuaskan  maka siswaberhak mendapatkan surat tanda tamat belajar dari kepala sekolah.

h)       Administrasi layanan khusus

Layanan khusus dalah suatu usaha yang tidak secara langsung berkenaan dengan proses belajar mengajar dikelas tetapi secara khusus diberikan sekolah kepada siswanya agar meraka lebih optimal dalam  melaksanakan proses belajar.

Ada dua jenis layana khusus, yakni:

a)      Pusat sumber belajar

Pusat sumbr belajar adalah unit kegiatan yang mempunyai fungsi meproduksi, mengadakan, menyimpan, serta melayani bahan pengajaran sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proses belajar mengajar dikelas atau  pelaksanaan pendidikan di sekolah pada umumnya.

b)      Kafetaria warung/ kantin sekolah

Kafetaria warung/ kantin sekolah secara tidak langsung mempunyai kaitan dengan proses belajar mengajar disekolah.

4.      Ada apa sajakah dalam administrasi Ketatausahaan di SD/MI ?

Jenis-jenis adminstrasi di SD/MI:

1).      Daftar 1

Adalah buku laporan bulanan tentang keadaan guru dan siswa.

2).      Buku Ekspidisi Surat

Buku untuk mendata pengiriman, khusus surat keluar atau data-data penting sebagai tanda bukti bahwa sekolah tersebut telah mengirimkan suatu surat ke suatu instansi, meliputi : nama instansi yang menerima surat, tanda tangan.

3).      Buku Agenda Surat

       Buku untuk mendata surat, apabila ada surat masuk atau surat keluar, meliputi : mencatat nomor surat, nama surat, dan kepada siapa surat tersebut dikirim.

4).      Rekapitulasi Kenaikan Kelas

       Buku untuk mendata siswa yang naik dan yang tidak naik kelas setiap tahunnya.

5).      Mutasi Murid

       Buku untuk mendata siswa yang masuk dan keluar/pindah.

6).      Buku Induk Siswa / Register Peserta Didik

       Buku berisi data diri semua siswa dalam satu sekolah, berisi :

a.         Data diri siswa

b.        Keluarga siswa

c.         Keadaan fisik siswa

d.        Nilai –nilai siswa

7).      Kalender Pendidikan

8).      Jadwal Pelajaran

9).      Program Pengajaran Semester

10).  Program Silabus

11).  Persiapan Harian/Rempel

12).  Program Evaluasi

13).  Buku Nilai

14).  Analisis Hasil Evaluasi dan Analisis Sosial

15).  Program perbaikan dan Pengayaan

16).  Program BP

17).  Daftar Kelas dan Daftar Hadir

18).  Ikhtisar Buku Induk

19).  Garfik Absen

20).  Denah Kelas

21).  Papan Absen Harian

22).  Buku Tamu

23).  Buku Supervisi

24).  Buku Notula Rapat

25).  Daftar Inventaris Kelas

26).  Buku Keuangan

27).  Penerimaan dan Pengambilan Raport

28).  Jadwal Piket

29).  Rekapitulasi Nilai Raport

30).  Pencapaian Target Kurikulum

31).  Pengecekan Administrasi

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Administrasi Tata Usaha yaitu suatu kegiatan – kegiatan dasar untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau lembaga dengan proses perencanaan pengambilan keputusan, pemecahan masalah, human relation serta penyamapain komunikasi yang baik secara efektif dan efesien.

Dan dari hasil kunjungan dan wawancara kami dengan pihak SD Negeri Gelatik, dapat disimpulkan bahwa administrasi di tingkat SD/MI tenaga TU (Tata Usaha) sebenarnya tidak ada, hanya beberapa SD/MI saja yang sudah menyediakan staf TU. Namun, itu pun kerjanya hanya membantu tugas – tugas administrasi guru. Jadi, pekerjaan TU atau kegiatan administrasi di sekolah tingkat SD/MI di serahkan kepada guru. Lain halnya di SMP yaitu kepala/staf TU mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan sebagai berikut :

1).    Penyususn program kerja Tata Usaha sekolah.

2).    Pengelolaan keuangan sekolah,

3).    Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa,

4).    Pembinaan dan pengembangan karir pegawai serta Tata Usaha sekolah,

5).    Penyusun administrasi perlengkapan sekolah,

6).    Penyusun dan penyaji data / stastisik sekolah,

7).    Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K,

8).    Penyusunan Laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.

B.     Saran

 Kami selaku penyusun  menyadari, dalam penyusunan makalah ini, masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,  jika terdapat kesalahan dalam penyusunan, harap diterima dan dimaklumi, dan kami mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca demi kesempurnaan penyusunan makalah di massa mendatang.

Penyusun  berharap semoga makalah ini bisa dimanfaatkan untuk bahan mata kuliah Metodologi Studi Islam (MSI) dalam kegiatan perkuliahan. Amiiin…

DAFTAR PUSTAKA

Kosasi, Raflis, Soetjipto. 2009. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta

Kunjungan ke SD Gelatik

Dokumen Administrasi Guru Semester II SMP Negeri 2 Kandanghaur